Out of coffee

article
published at 22-04-15, by Guido van Staveren van Dijk

Begin januari vloog Anne van der Veen naar Ethiopië om mee te werken aan de Moyee FairChain Revolutie. Op Grensverleggers geeft zij een update van haar avonturen.

In zowel Nederland als in Ethiopië groeit Moyee Coffee in sneltreinvaart. In Ethiopië is sinds november Moyee’s pilot branderij actief. En die draait op steeds vollere toeren. Het is best een uitdaging om nu snel de koffieproductie op stoom te brengen. Zeker in een land als Ethiopië, waar zaken niet zo soepel georganiseerd zijn als we in Europa verwachten. 

Ik help Moyee in Ethiopië met het inrichten van een procesorganisatie waarmee zaken niet ad hoc maar volgens een structuur verlopen. Er komt een productieplanning, een teamvergadering en er worden inspecties uitgevoerd. Allemaal belangrijk om kwaliteit en effiecientie te waarborgen. Maar in Ethiopië is men toch iets minder enthousiast over het optuigen van processen.

Eigen ‘spoedjes’ eerst

Gedreven als ik ben, had ik meteen een wekelijks teamoverleg ingelast op maandagmorgen. Zodat we de forecast en weekplanning konden doornemen. Maar op het moment surpreme zat ik alleen aan de vergadertafel. Iedereen had zijn eigen ‘spoedjes’ waarvoor de vergadering moest wijken. Het kostte mij veel moeite om uit te leggen dat ad hoc klusjes oppakken uiteindelijk zorgt voor chaos. En dat er daardoor juist meer spoedjes bijkomen.

Laisser faire 

Ethiopiërs zijn vrij ontspannen en afwachtend. Na drie mislukte pogingen kwam de teammeeting er dan toch. In de forecast voorspelden we als team hoeveel kilo’s onze klanten komende week zouden bestellen en hoeveel we elke dag moesten produceren. Minimaal 100 kilo per dag was de uitkomst. Onze coffee roaster verzekerde dat 100 kilo per dag prima zou lukken.

Toen ik een middag laat binnen kwam, zag ik tot mijn schrik dat er die dag geen enkele batch was gebrand. De coffee roaster had voorrang gegeven aan onderhoud. Verdwaasd vroeg ik hem waarom hij zich niet aan de afspraak had gehouden. “Omdat er nog geen officiele order is binnengekomen”, zei hij overtuigd. Hij wilde pas roasten als er een definitieve order binnen was.

Elk land zijn eigen aanpak

Hoe kan dit nou weer misgaan, denk ik wel eens. Ongeloof en onbegrip. En dat mondt uit in frustratie van twee kanten. Maar het is geen onkunde of onwil. Elke cultuur kent een eigen manier van zaken doen. En iedereen houdt zich het liefst aan het gewortelde en beproefde concept.

In de Ethiopische business is een groot netwerk en meerdere vriendschappelijke zakenrelaties heel belangrijk. Ook is aanpassingsvermogen aan veranderende omstandigheden of overheidsbeleid cruciaal. Dat helpt je verder dan netjes een procedure te volgen. We plukken elke dag de vruchten van de goede kennis en verstandhouding die de Ethiopische collega’s hebben. Zo werkt het hier en daar kan ik ook van leren.

Out of coffee

Moyee wordt een steeds grotere speler in de internationale koffieindustrie. Daar gelden Westerse deadlines en kwaliteiteisen, waardoor het essentieel is een procesorganisatie deze standaarden borgt. Hoe komen we er dan wel? De noodzaak en meerwaarde van elke maatregel uitleggen helpt om medewerkers hier mee te krijgen. Daarnaast is het soms mijn strategie om zaken even op zijn beloop te laten. Als het dan misloopt, merken medewerkers zelf wat de consequenties zijn voor het bedrijf.

De dag dat er niet werd gebrand, was er geen voorraad in het winkeltje in ons Moyee kantoor. Zul je zien dat er dan net iemand binnenloopt. Het team schrok enorm toen we iemand moesten wegsturen zonder koffie. Die gebeurtenis was vervelend, maar hielp wel om de noodzaak van een forecast en planning duidelijk te maken.We gebruiken nu een systeem waarin iedereen bijhoudt hoeveel kilo er geselecteerd, geroast en verpakt wordt. En deze structuur helpt om te plannen en bij te sturen.

Ondertussen profiteer ik van de flexibiliteit en creativiteit van het team hier als er eens iets anders loopt dan gepland. Iedereen denkt mee aan een oplossing en zet een stap extra om er te komen.En zo zijn er nog veel meer dingen die ik van mensen in Ethiopie heb geleerd en nog kan leren. Maar daarover komt binnenkort nog een verhaal.